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Wie ein Schweizer Fahrradhersteller seine gesamte Wertschöpfungskette digital transformiert hat

Digitale Transformation mag wie ein Wort aus der Zukunft erscheinen aber in Wirklichkeit ist sie hier und jetzt. Sie kann einen großen Einfluss darauf haben, wie effizient Unternehmen arbeiten. Einer unserer Kunden, ein Fahrradhersteller, erlebte, wie die digitale Transformation die Art und Weise wie sie ihr eigenes Unternehmen führen, veränderte.

 

e-Bikes ist ein Schweizer Fahrradhersteller von Custom Made und Performance Bikes. Im Einklang mit ihrer Mission und Vision wollten sie ihr Unternehmen digital verändern.

Hintergrundgeschichte

e-Bikes hatte ein ERP-System im Einsatz, das den Geschäftsbetrieb noch schwieriger machte. Sie hatten eine alte Version eines veralteten ERP-Systems und suchten nach einer modernen Software, die zu ihrer Unternehmensstruktur passt.

In einem kontinuierlichen Beratungsprozess hat das Simplify-ERP-Team bisher ungenutzte Wertschöpfungspotenziale identifiziert, die durch die Implementierung von odoo ERP und den relevanten Modulen stark optimiert werden können.

Migration zu einem hochmodernen odoo ERP-System

 

 

 

Die erste Phase des Projektes war die Migration ihrer Daten zu odoo ERP. Vom alten ERP wurden folgende Datensätze umgezogen.

  • Kunden
  • Produkt- und Kategorisierungen
  • Kundenaufträge bzw. Bestellungen
  • Rechnungen, samt Steuersätze und weitere buchhalterische Systemdaten

Schon war Odoo bereit für den Einsatz im Livebetrieb.

Odoo-OXID-Konnektor

Da der Kunde über einen OXID-Webshop verfügt, haben wir den bidirektionalen odoo-OXID-Konnektor in den OXID eShop integriert. Der Konnector ermöglicht den Transfer von Kunden, Produkten, Bestellungen und Steuersätzen zwischen Odoo und OXID. So verfügt e-Bikes über eine moderne, zentralisierte Software, die einen besseren Einblick und eine bessere Verwaltung von Verkaufsaufträgen, Logistik, Lager, Fertigung uvm. ermöglicht.

Zentralisierte Unternehmenskommunikation

digitale Transformation

Die gesamte interne und externe E-Mail-Kommunikation konnte mit den hervorragende Mail-Integration Möglichkeiten von Odoo zentralisieren werden. Die Mail-Integration synchronisiert regelmäßig mit dem bestehenden IMAP-Server des Unternehmens, so dass ein und ausgehende E-Mails zu Odoo umgeleitet werden konnten.

Auf diese Weise wurde die Kommunikation vereinfacht und unser Kunde konnte E-Mails innerhalb von Odoo versenden und empfangen, so dass die gesamte Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern im System protokolliert bleibt.

B2C und B2B Online- & Stationärenverkauf

 

Diverse Zahlungsmethode wurden im POS-Modul angepasst.

  • Die Zahlung mit Rechnung wurde eingeführt.
  • Split-Zahlungsmethode wurde eingeführt – die Möglichkeit, einen Teil der Summe in bar und den Restbetrag mit Rechnung oder Kreditkarte zu bezahlen.

Der Verkaufsprozess wurde noch weiter automatisiert.

  • Wenn eine POS-Sitzung validiert und geschlossen wird, werden für alle POS-Aufträge Angebot (quotation) erstellt. Die Angebote werden dann automatisch bestätigt, wodurch sie in Kundenaufträge umgewandelt werden.
  • Für jeden Verkaufsauftrag wird automatisch eine Rechnung erstellt – mit einem passenden Zahlungstatus.

Die Modulmodifikation verkürzt den Zeitaufwand für einen Verkaufszyklus um 90%. e-Bikes kann den Kunden auch ein komfortableres Einkaufserlebnis bieten.

Fertigung

Damit e-Bikes ein Custom Bike bauen kann, müssen sie wissen, welche Teile sie genau auf Lager haben. Mit dem Fertigungsmodul haben wir alle Fertigungswerkzeuge an einem Ort zusammengefasst, was den Montageprozess ihrer Produkte erheblich vereinfacht hat. Durch die Anpassung dieser Funktion an das Lagerlayout hat e-Bikes nun einen vollständigen Überblick über die korrekte Anzahl und den Lagerort der Montageteile.

Das Modul Manufacturing Order to Sale Order (MO2SO) ermöglicht es e-Bikes zusätzlich, Fahrradteile im Hintergrund für verschiedene Kundenaufträge manuell auszuwählen.

Einkauf

Die alte Suchfunktion, mit der e-Bikes nach Fahrradteilen suchte, wurde in odoo implementiert.

Wir haben auch ermöglicht, dass jede durch einen Kundenauftrag veranlasste Stückliste in eine Bestellung umgewandelt und an die jeweiligen Lieferanten versendet wird. Sie können nun mit minimalem Aufwand und Zeitverzug sofort Teile bei ihrem Lieferanten bestellen.

Versicherungs- und Gewährleistungsverfolgung

e-Bikes brauchte ein System, um das Ablaufdatum und die Garantie ihrer Produkte zu verfolgen. Mit dem Modul Versicherung und Garantie führen sie eine detaillierte Aufzeichnung der notwendigen Fahrradteile und ihrer Garantie.

Reparaturen

bike repair/Digitale Transformation

Die Reparatur von Fahrrädern bestehender Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts von E-Bike. Sie benötigten ein System, um alle für die Reparatur notwendigen Teile im Auge zu behalten. Zu diesem Zweck haben wir das RMA (Repair Module) implementiert, mit dessen Hilfe sie überprüfen können, ob sie alle notwendigen Fahrradteile im Reparaturauftrag selbst haben.

Wir haben das Reparaturmodul weiter angepasst, so dass der gesamte Verkaufsprozess in ihm eingeleitet wird. Wenn ein Reparaturauftrag generiert wird, wird automatisch ein Kundenauftrag angelegt. Die Bestätigung des Reparaturauftrags löst automatisch die Bestätigung des Kundenauftrags und die Erstellung eines Rechnungsentwurfs aus.

Wenn der Kunde, der eine Fahrradreparatur benötigt, nicht in die e-Bikes Werkstatt kommen kann, haben wir das Modul so angepasst, dass es die Kommunikation per E-Mail ermöglicht. Aus dem Reparaturmodul wird eine E-Mail an den Kunden gesendet, die das Angebot für die Reparaturanforderung anzeigt. Der Kunde hat die Möglichkeit, das Angebot persönlich zu überprüfen und zu bestätigen, was wiederum einen Kundenauftrag generiert.

Die Modulmodifikation verkürzte die Zeit, die benötigt wurde, um den gesamten Prozess zu durchlaufen.

Helpdesk-Modul

digitale Transformation

Die Helpdesk-Funktion ist ein Muss im E-Commerce. Im Helpdesk-Modul erstellen alle Mitarbeiter ein Profil, aus dem sie mit den Kunden chatten und sich um ihre Bedürfnisse kümmern können.

Unternehmenweiter Kalender

Um alle Bestellprozesse für e-Bikes zu optimieren, haben wir eine Funktion implementiert, die es dem Kunden ermöglicht, alle Fertigungs-, Verkaufs- und Bestellaufträge zu sehen. Dieses Feature-Update hilft e-Bikes, Zuständigkeiten zu gruppieren oder separat zu betrachten und Produktivität und Effizienz bei

  • Fertigungsaufträgen
  • Kundenaufträgen
  • Bestellungen

deutlich zu erhöhen.

Wir haben das Kalendermodul in odoo nach den Bedürfnissen des Kunden aktualisiert. Erstmalig in odoo hat Simplify-ERP® das Modul Employee Worksheets eingeführt. Diese Arbeitsblätter enthalten die Wochen- und Monatspläne der Mitarbeiter, ihren Jahresurlaub, Krankheitsurlaub, Startzeit, Endzeit, Pausen.

Die Unternehmensleitung kann den Mitarbeitern Aufgaben gemäß dem Mitarbeiterplan zuweisen. Das Modul Mitarbeiter-Arbeitsblatt gibt der Geschäftsleitung einen vollständigen Überblick über Vorgänge und Aufgaben. Es verbessert die Workflow-Effizienz, das Prozessmanagement und die Unternehmensplanung.

Website Produkte (im odoo Webshop)

Im Standard odoo Webshop haben wir eine neue Funktion für e-Bikes implementiert, mit der sie den Zugriff der Nutzer auf bestimmte Produkte oder Produktteile einschränken können. Der Benutzerzugriff wird nach Marke und Benutzerautorität festgelegt.

Digitale Transformation und das Endergebnis

Das Gesamtergebnis der Einführung von odoo ERP im Unternehmen ist, dass es den täglichen und langfristigen Geschäftsbetrieb exponentiell beeinflusst. Die Software hilft dem Kunden, Arbeitskosten und Zeit zu sparen.

e-Bikes ist es gelungen, jeden Aspekt ihres Unternehmens digital zu transformieren. Dieser Prozess trug wesentlich zur Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse bei, mit einer 360-Grad-Sicht auf den Kunden.

 

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